Smartsheet — это мощное веб-приложение, которое заново изобретает электронную таблицу, чтобы предоставить ей широкий спектр дополнительных функций, делающих ее невероятно гибкой.
По сути, это база данных, настроенная как электронная таблица, поэтому, пока у вас есть базовые столбцы и строки для значений данных, вы можете добавить в нее множество различных параметров, добавить раскрывающиеся списки, добавить символы и даже вставить изображения.
Вы также можете отображать данные по-разному, не в последнюю очередь с помощью представления Ганта или календаря, и есть панель управления, куда вы можете встраивать дополнительную информацию.
По сути, он нацелен на то, чтобы делать гораздо больше, чем обычные электронные таблицы, с целью охвата функций, обычно присутствующих в приложениях для управления проектами.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Настройка
Регистрация должна была быть простой, но при регистрации она отказалась принять мою учетную запись Gmail. После нескольких неудачных попыток я ввел свою рабочую электронную почту, после чего появился новый экран регистрации, в котором была возможность войти в свою учетную запись Google. Недостаток объединенного мышления — не очень хорошее начало.
Оказавшись внутри панели администратора, вы увидите видеоурок, рассказывающий о функциях, но он пронизывает все, и трудно принять все это. Ожидайте, что придется много приостанавливать и воспроизводить, потому что с большой мощностью приходит не менее отличная кривая обучения, чтобы гарантировать вам понять функциональность, которую вы должны использовать.
Начать простую электронную таблицу достаточно просто — есть различные шаблоны, в зависимости от того, на чем вам нужно больше всего сосредоточиться. К ним относятся «Сетка», «Список задач» или «Проект», которые в основном представляют собой привычный формат электронных таблиц, за исключением того, что Project также включает календарь после первых нескольких строк. Эти шаблоны поставляются с основными заголовками, которые вы можете сохранять, редактировать или добавлять по мере необходимости.
Другой шаблон, «Карты», предоставляет набор столбцов, по которым можно легко перетаскивать информацию. Таким образом, это может немного напоминать Trello, но это все еще очень много электронных таблиц на основе ячеек, просто настроенных для отображения по-другому.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Управление данными
Конечно, нет ничего более пугающего, чем чистый лист. Однако, несмотря на очевидную возможность начать с нуля, существует опция импорта. Это позволяет вводить данные из других форматов электронных таблиц из Microsoft Excel или Project, а также из Google Sheets или Trello.
Я проверил это, импортировав свой фид списка чтения из GoodReads, и обнаружил, что, хотя данные импортировались нормально, были некоторые незначительные проблемы форматирования, которые были быстро устранены с помощью команды replace.
Одним из больших преимуществ Smartsheet является возможность добавления дополнительной информации к вашему обычному формату электронной таблицы, например вставка изображений или комментариев. Если вы сделаете это, в соответствующем столбце появится маленький значок, который фактически является гиперссылкой на рассматриваемый файл.
С одной стороны, использование значков — это полезный способ увидеть, что информация была добавлена. С другой стороны, вы не можете видеть, что было добавлено, не перемещаясь по ячейкам. Наведение мыши просто подтверждает, что что-то было добавлено, но было бы лучше, если бы оно действительно показало, что там есть.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Кроме того, нет прямой трансляции, показывающей, какие изменения вносятся в файл, который могут легко увидеть другие соавторы. В то время как Smartsheet должен выделять изменения в файле для других пользователей при следующем входе в систему, мы все знаем, что войти в систему легко, чтобы начать что-то, только чтобы отозвать что-то другое, нужно вернуться и войти в систему. снова.
Даже одному пользователю может понравиться иметь поток активности, показывающий выполненные задачи, вместо того, чтобы проверять отдельные ячейки в электронной таблице, чтобы подтвердить, что они выполнили или не выполнили.
Обе эти проблемы влияют на эффективность пользователя, которая действительно должна быть ключевым компонентом программного обеспечения, подобного этому.
Также важно отметить, что хотя вы можете экспортировать данные из Smartsheet в Excel, PDF или Google Sheets, экспортируются только основные данные электронной таблицы, и что дополнительные данные, уникальные для Smartsheet, могут быть потеряны.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Простота использования
Если вы знаете, как разбираться с электронными таблицами, вам не составит труда разобраться с основами использования Smartsheet. То, к чему нужно привыкнуть, — это все дополнительные навороты, с которыми вы не знакомы и, возможно, не знаете, что они есть.
Существует множество подсказок, которые вызываются при нажатии на различные опции, и имеется обучающая библиотека, предназначенная для помощи в обучении пользователей — с оговоркой, что видео скорее бегут по функциям, чем представляют их, поэтому ожидайте, что придется много остановиться и воспроизвести , который не может идти слишком хорошо в групповой тренировке.
Хотя необходимо подчеркнуть, что это мощная часть программного обеспечения, которая может сделать гораздо больше, чем Excel, у нее есть своя собственная логика, которая также может разочаровать.
Например, когда я начал вводить данные, связанные с работой, я быстро обнаружил, что настройки по умолчанию исключают воскресенье или национальные праздники. Это означало, что задачи, начатые в субботу, которые должны были продолжаться в течение двух дней, на самом деле показывали три в виде календаря.
Было бы лучше, если бы администраторы могли добавлять свои собственные условия по мере необходимости, а не возвращаться к изменению значений по умолчанию, которые не требуются.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Другие причуды заключаются в том, что когда я импортировал свои данные GoodReads и настроил представление календаря, все книги показывались не по названию, а по идентификационному коду. Я не смог найти ничего в обычных командах заголовка, чтобы исправить это, потом обнаружил, что на самом деле есть значок настроек в правом верхнем углу — но, как вы уже догадались, не было никакого способа установить, какой столбец должен отображаться в представлении календаря.
В конце концов я понял, как его изменить, но вместо того, чтобы просто указать столбец заголовка книги в качестве основного, мне пришлось создать новый столбец и скопировать в него данные из основного столбца, а затем скопировать данные из столбца заголовка в основной — при переименовании всех трех столбцов, потому что вы не можете иметь повторяющиеся имена. Опять же, это еще один пример того, как конфигурации программного обеспечения по умолчанию могут вызвать больше проблем, чем решить.
Помимо всего прочего, различные форматы шаблонов и возможность переключения между ними упрощают управление данными. Например, с моими импортированными отзывами GoodReads представление календаря быстро показало, что GoodReads связал загрузку моих отзывов к одной и той же дате, что было неправильно.
Исправить это было так же просто, как перетаскивать данные на новые даты, что автоматически обновляло ячейки в моей электронной таблице. Однако при моем импорте, как и ожидалось, не была предоставлена панель инструментов, что означало, что не было никакой возможности настроить какие-либо отчеты на ее основе.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Тем не менее, в Smartsheet есть несколько действительно полезных функций, отличительной особенностью которых является возможность использовать формы для отправки данных. Эти формы могут быть заполнены кем-либо, например, третьими лицами, которые не являются частью вашей команды или даже используют Smartsheet. Когда форма отправляется, информация автоматически вводится в лист, например, для рабочего процесса, отчета о запросах или таблицы метрик. Затем можно управлять с помощью панели управления статусом управления.
Сама панель инструментов, как правило, настраивается, с возможностью вставлять под нее дополнительную информацию, такую как изображения, видео, формы и т. Д. Затем она может быть передана заинтересованным сторонам. И в основе программного обеспечения лежит способность управлять и отслеживать данные, передавая информацию нужным людям в нужное время.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Бизнес-приложения
Smartsheet превращает электронные таблицы в новые и интересные места, и, если смотреть только в этом отношении, это явный лидер на рынке. Но, кроме всего прочего, он также продается как приложение для управления проектами, и здесь ситуация становится немного менее благоприятной. Другие инструменты управления проектами имеют более удобный интерфейс и, возможно, более специализированную функциональность.
Тем не менее, то, что есть в Smartsheet, — это простой и понятный способ представления данных, который будет знаком любому пользователю электронной таблицы. Тем не менее, даже тогда важно помнить, что, хотя Smartsheet может предлагать больше возможностей, чем Microsoft Excel и Project, он предлагает разные функциональные возможности, что может обернуть некоторых пользователей. Ограничения включают в себя тот факт, что, хотя вы можете создавать несколько листов, вы не можете создавать книги с листами с вкладками.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Возвращаясь к преимуществам, есть дополнительные функции, ориентированные на автоматизацию процессов и создание рабочих процессов, что приближает их к управлению проектами. Но потребуется некоторое обучение, чтобы вывести сотрудников на уровень, на котором они могут использовать промежуточные и продвинутые варианты, подобные этим.
Помимо этого, легко увидеть, как Smartsheet можно продавать в качестве замены или, что еще лучше, в виде обновления Excel или любой другой программы для работы с электронными таблицами. Это легкая победа.
Сложнее продать Smartsheet цены. Существует два основных уровня: первый — индивидуальный, цена которого составляет 14 долларов США (10,83 фунта) в месяц, что позволяет сотрудникам бесплатно просматривать, редактировать и управлять листами.
Второй уровень предназначен для предприятий, имеющих более трех лицензированных пользователей, и взимает 25 долларов США (19 фунтов стерлингов) с пользователя в месяц, но только при условии выставления счета ежегодно. Это делает Smartsheet намного дороже, чем конкурирующие программы для работы с электронными таблицами, и в то же время делает его более дорогим для программного обеспечения для управления проектами.
(Изображение предоставлено Smartsheet)
Окончательный вердикт
Smartsheet хорошо справляется со своими задачами и может с уверенностью заменить любое существующее решение для работы с электронными таблицами, добавив при этом гораздо большую ценность с точки зрения объема и возможностей. Но хотя он может многое сделать для данных, он может не очень много сделать для пользователей. Из-за необычных конфигураций и базового пользовательского интерфейса Smartsheet обладает неэффективностью, присущей системе, которая вместо повышения производительности может привести к ее замедлению.
Вдобавок ко всему, хотя есть возможность совместной работы, я подозреваю, что большинству менеджеров придется покрывать большую часть ввода данных, поэтому существует риск того, что изначально может появиться дополнительная добавка к рабочей нагрузке. Однако это может быть компенсировано тем фактом, что для передачи всех данных и контроля управления используется одно решение вместо использования нескольких пакетов.
Ценообразование также выглядит неконкурентоспособным, особенно с некоторыми интеллектуальными решениями по управлению проектами, такими как Trello, Zoho Projects, Monday.com и Wrike. Smartsheet не всегда может конкурировать с некоторыми из них, особенно по пользовательскому опыту, но его цена оценивается на более высоком уровне рынка.
Тем не менее, для компаний, которые ценят свои данные и хотят выйти за рамки основного формата электронных таблиц и позволяют своим данным делать больше, Smartsheet предлагает очень реальное решение.
В целом, Smartsheet, вероятно, больше всего понравится корпоративному пользователю, не только из-за его первоначального знакомства, но и из-за того, что использование данных и рабочие процессы являются неотъемлемой частью операций. Пользователи малого бизнеса могут предпочесть альтернативу, которая меньше полагается на холодную логику и имеет более теплый пользовательский интерфейс.
