Лучшее программное обеспечение для управления документами
1. Templafy
2. М-файлы
3. Документация
4. Контроль документов MasterControl
5. XaitPorter
Продолжайте читать для нашего детального анализа каждой системы
В эту эру Зеленых ИТ и Общего регламента ЕС о защите данных (GDPR) многие организации становятся безбумажными. Чтобы помочь, есть множество систем управления документами (DMS), которые могут не только сократить отходы, но и оптимизировать бизнес-процессы.
Тратить время и деньги на печать и хранение бумажных документов все чаще считают плохой идеей. Существует не только риск того, что физические копии будут потеряны и повреждены, но вы также несете ответственность за их хранение в файле. И они скоро соберутся вокруг вашего офиса.
Внедрив в свои операции перемещение вещей в систему управления документами (DMS), вы освободите время, чтобы тратить его на другие важные сферы деятельности вашей компании. Вы также намного безопаснее, зная, что все ваши ценные документы и файлы хранятся и организуются с помощью программного обеспечения, а не разбросаны по хранилищу.
Эти системы существуют уже несколько лет, но они постоянно становятся все более доступными и передовыми. Вот подборка из шести лучших предложений, доступных в настоящее время с учетом цены, возможностей, профессиональных обзоров и опыта пользователей.
- Мы также собрали самое лучшее программное обеспечение для видеоконференций
Templafy упрощает использование нескольких офисных пакетов для фирменного контента, но это может быть дорогостоящим
1. Templafy
Универсальное решение для управления документами
Платформы: Веб, рабочий стол, мобильный | Охватываемые ресурсы: Управление документами, редактирование, обратная связь, сотрудничество | Облако основе: Да | Интеграции: MS Office | Бесплатная пробная версия: да
Простой в использовании интерфейсМобильные приложенияСкрытые цены
Templafy — один из лучших инструментов управления документами. Система нацелена на ежедневную интеграцию основных офисных пакетов и решений, используемых предприятиями.
Если есть одна вещь, которая может разочаровать, это необходимость создавать фирменные документы с использованием другого программного обеспечения. Это может стать трудоемким и фрагментированным, но Templafy может помочь. С его помощью вы можете создавать различные файлы в системе и управлять ими из одного канала.
Программное обеспечение совместимо с целым рядом устройств и использует облако, чтобы вы могли получить доступ ко всем вашим документам на компьютерах, планшетах и смартфонах. Существуют также автоматические проверки соответствия, и вы также можете легко дать обратную связь сотрудникам.
Для расчета цены требуется контакт, и неудивительно, что точная стоимость зависит от количества пользователей, функций и выбранных дополнений.
- Подпишитесь на Templafy здесь
M-Files может управлять большинством документов и помогает избежать дублирования
2. М-файлы
Программное обеспечение для документов, которое обнаруживает дублирование
Платформы: Веб, мобильный | Охватываемые ресурсы: Управление документами, редактирование, анализ дубликатов | Облако основе: Да | Интеграции: MS Office, Salesforce CRM | Бесплатная пробная версия: 30-дневный
Удобная интеграцияМобильные приложенияМожет быть слишком ограниченным
Когда дело доходит до управления документами, M-Files стремится улучшить внутренние рабочие процессы и обеспечить постоянную защиту важной информации. Его клиентами являются многие крупные корпорации, такие как Comcast и Yokohama.
Существует единственное хранилище для множества файлов, и вы можете легко найти их по клиенту, проекту, дате, статусу или другим критериям. Программное обеспечение направлено на то, чтобы избежать дублирования — достаточно часто получить две копии одного и того же отчета или, возможно, больше. M-Files предупредит вас, если документ был сохранен дважды, проанализировав имена и данные проекта. Вы также получаете отличные интеграции, в том числе Microsoft Office и Salesforce CRM.
Доступна бесплатная пробная версия, но на сайте цены не указаны, поэтому вы должны связаться с нами для получения расценок.
- Подпишитесь на M-Files здесь
Docuware предлагает инновационный облачный подход, который полностью масштабируется
3. Документация
Организация документов перемещается в облако
Платформы: Рабочий стол, мобильный | Охватываемые ресурсы: Управление документами, облачное хранилище, обработка счетов | Облако основе: Да | Интеграции: 500+, включая Outlook, Oracle и SharePoint | Бесплатная пробная версия: нет
Охватывает весь спектр задач для документовХранилище на основе облакаМобильная поддержкаСкрытые цены
Docuware использует облачный подход к управлению документами. Он объединяет облачное хранилище и автоматизацию офиса для создания цифрового рабочего места. Этот безбумажный подход к полному спектру офисных задач является еще одним примером цифровой трансформации, которая управляет многими процессами в наши дни.
Docuware предлагает услуги по созданию «облачного рабочего процесса», когда дело доходит до документов. Это позволяет приобретать услуги в небольшом масштабе по мере необходимости, а затем по мере создания сценариев сценариев использования и обеспечения надежности сервис можно масштабировать для более широкого развертывания.
Также предлагаются мобильные приложения, которые могут интегрироваться в этот рабочий процесс, что упрощает сканирование квитанций на ходу, утверждение счетов для быстрой оплаты и подписывание форм непосредственно на устройстве.
В то время как Docuware предлагает демоверсию, бесплатной пробной версии не существует, а цены, которые, конечно, зависят от выбранных услуг, в противном случае скрыты и требуют, чтобы потенциальный покупатель связался с заказной ценой.
- Подпишитесь на Docuware здесь
MasterControl Document Control пользуется доверием регулирующих органов по всему миру
4. Контроль документов MasterControl
DMS ориентирована на соблюдение
Платформы: Рабочий стол, мобильный | Охватываемые ресурсы: Управление документами, совместная работа, редактирование | Облако основе: Да | Интеграции: Нет | Бесплатная пробная версия: нет
Оптимизировано для мобильных устройствПоддерживается регуляторами. Отсутствие интеграции. Непрозрачные цены.
В больших организациях часто применяются процессы и нормативные акты, обеспечивающие соответствие документов и следование рекомендациям компании. Но когда у вас есть куча файлов, может быть трудно следовать таким правилам.
MasterControl, который используется некоторыми из крупнейших в мире регулирующих органов, представляет собой программное обеспечение для управления документами, отвечающее сложным нормам и стандартам по всему миру. Он направлен на снижение стоимости соответствия и повышение внутренней эффективности.
Система полностью автоматизирует маршрутизацию, доставку, эскалацию и утверждение жизненно важных документов. Это также спортивный централизованный, безопасный архив, где вы можете хранить и искать бизнес-файлы.
Нет никаких указаний на бесплатную пробную версию, и для определения цены необходимо связаться с компанией для получения цитаты.
- Зарегистрируйтесь в MasterControl Document Control здесь
XaitPorter предлагает гибкость и совместную работу для документов в различных форматах
5. XaitPorter
Облачное сотрудничество в лучшем виде
Платформы: Рабочий стол, мобильный | Охватываемые ресурсы: Управление документами, совместная работа, редактирование | Облако основе: Да | Интеграции: Microsoft Office, Oracle, Salesforce, SharePoint, Dropbox | Бесплатная пробная версия: Доступна только демоверсия
Оптимизирован полностью в облаке. Удобные возможности совместной работы. Отсутствие управления формами.
Если вы ищете облачное решение для создания документов, то вам обязательно стоит проверить XaitPorter.
Преимущество этой системы в том, что она чрезвычайно гибкая. Вы можете сотрудничать и работать над документами с коллегами одновременно, и вы можете легко обмениваться отзывами друг с другом. Он также управляет всеми аспектами рабочего процесса, поэтому вам не нужно беспокоиться о форматировании, нумерации и макете.
XaitPorter также имеет несколько полезных трюков на фронте интеграции. Программное обеспечение может работать с Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft Office и Dynamics, SharePoint, OpenText и Dropbox. И в настоящее время его используют около 45 000 фирм по всему миру.
Хотя доступна демоверсия, бесплатной пробной версии не существует, а для расчета цены необходимо связаться с нами.
- Зарегистрируйтесь на XaitPorter здесь
Dokmee предлагает облачную, настольную и мобильную DMS, но вам лучше всего иметь многопользовательскую подписку
6. Докми
Безопасное программное обеспечение для управления деловыми документами
Платформы: Рабочий стол, мобильный | Охватываемые ресурсы: Управление документами, хранение | Облако основе: Да | Интеграции: Только с Pro-версией | Бесплатная пробная версия: 30-дневный
Функции автоматизации Сосредоточьтесь на безопасностиБудшие продукты могут стать дорогими
Dokmee ставит на первое место эффективность и безопасность, предлагая ряд предложений по управлению документами, которые вы можете выбрать. Dokmee Desktop начального уровня предназначен только для одного пользователя (249 долл. США, 196 долл. США), но содержит большинство основных функций индекса и поиска, а также функции организации и совместного использования, а также большую часть функций редактирования (за исключением контроля версий).
Если вы хотите воспользоваться всеми функциями, в том числе важными функциями безопасности, вам нужно перейти на Dokmee Professional, который также позволяет работать с несколькими пользователями, а также ряд интеграций, таких как надстройки Microsoft Office (для Word, Excel и Outlook).
Существует также хорошо оснащенная облачная версия DMS, хотя вам нужно будет связаться с продавцом, чтобы узнать цены на этот пакет и пакет Professional. Еще одним преимуществом является бесплатное мобильное приложение, которое доступно для устройств iOS и Android.
- Зарегистрируйтесь в Dokmee Document Management здесь
